يجب توافر الشروط التالية في المؤسسات المستفيدة من خدمة الإعارة:
- وجود مكتبة أطفال في المؤسسة، وفي حال المكتبات العامة أن يتوفر قسم خاص بالأطفال.
- وجود موظف مكتبة متفرغ.
- أن يتوفر نظام إعارة واضح في المكتبة (سواء إعارة خارجية أو مطالعة داخلية).
- عدم السماح بإعارة الكتب المرجعية والمواد السمعية والبصرية خارج المكتبة.
- أن تفتح المكتبة أبوابها للجمهور بشكل يومي ولفترة لا تقل عن 4 ساعات يومياً وبصورة منتظمة.
- في حالة فقد مادة، يجب الالتزام بإحضار نسخة بديلة بالمواصفات الببليوغرافية نفسها، أو دفع ضعف قيمة المادة.
- تزويد مركز القطان للطفل بتقرير شهري عن حركة المواد المعارة.
- في حال تأخر المكتبة/المؤسسة المستفيدة عن تجهيز المواد للإرجاع حسب الموعد المتفق عليه، تتكفل المكتبة/المؤسسة بنفقات إيصال المواد للمركز.
- للمركز الحق في إلغاء الاشتراك لأيٍّ من المؤسسات في حال عدم الالتزام بما ورد أعلاه.